Für jeden VAkademie-Kurs müssen folgende Aufgaben aus organisatorischen Gründen zwingend von der VAkademie übernommen werden – dies ist bei der Kalkulation zu berücksichtigen: Publikation im Veranstaltungskalender und optional Bewerbung der Veranstaltung, Räume stellen/anmieten, Abrechnung (Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Mahnwesen) gegenüber Kursteilnehmer und Kursleitern, Erstellung und Verwaltung von eventuellen Zertifikaten, Abwicklung der Kursanmeldung/Führen der Teilnehmerliste, eventuelle Anwesenheitskontrolle (bei Kursen mit Anwesenheitspflicht).
Kurse bei denen einer oder mehrerer der Punkte nicht über die VAkademie laufen soll, können nur über ein Raummietmodell abgewickelt und nicht als VAkademie-Veranstaltung gekennzeichnet werden.
